För att anpassa sig till sin omgivning, det vill säga för att uppnå sina mål, måste organismen – individen eller organisationen – informera sig om omvärlden, planera samspelet mellan sig själv och omvärlden samt kontrollera utfallet av sina handlingar. (Ur Peder Hård av Segerstads bok ”Kommunikation och information – en bok om människans förmåga att tänka, tala och förstå”.)

Idag handlar Månadens tanke om omvärldsbevakning.

 Hur läser du tidningen? 

Läser du allt, varje notis, artikel, annons, som finns att läsa? De flesta av oss gör det inte (om vi inte exempelvis är särskilt angelägna om att inte missa något eller är hemma sjuka och behöver få tiden att gå).

Idag finns information överallt och de flesta av oss får tidningar och annan information från ett otal olika ställen: arbetet, facket, kontokortsföretaget, föreningar, lokala handlare... Vi har inte fler timmar på dygnet än vi hade förr, så vi måste alltså välja vad det är vi lägger tid på att ta in. Det är subjektivt och var och en av oss bevakar omvärlden utifrån våra egna val och värderingar.

Jag tar tidningsläsandet som exempel, men vi bevakar omvärlden på samma sätt inom alla områden: vi väljer vad vi vill ta emot. Det är dessa val som är viktiga att resonera kring om man vill arbeta med sin omvärldsbevakning. Vi finner det vi söker, skulle man kunna hårdra det till att säga. Det gäller såväl företag som individer.

När vi ser på vår egen omvärld så ser var och en av oss på den genom våra egentillverkade glasögon, skulle man kunna säga. Och vad vi ser, upplever, färgas dels av våra val och värderingar men också vår identitet, vår erfarenhet och våra mål.

Omvärldsbevakning i organisationer

När vi bevakar omvärlden på ett medvetet sätt så ägnar vi oss åt omvärldsbevakning. Alla människor och organisationer verkar i sin egen omvärld, men att ägna sig åt omvärldsbevakning handlar om att medvetandegöra sina värderingar och val, visioner och strategier.

Om man ska arbeta med utveckling och ständiga förbättringar så menar jag att omvärldsbevakning är en del av det dagliga arbetet. Var och en behöver definiera vilka personer, funktioner och områden som behöver bevakas för att man ska kunna reagera om förändringar behöver göras. Omvärldsbevakning är alltså en del av ledarskapet och styrprocessen.

Det är sedan själva syftet med omvärldsbevakningen som ger vid handen vad det är man ska bevara, hur, när och av vem.

 Hur gör man? 

Man börjar med att ställa sig en massa frågor:

Vad är syftet med vår omvärldsbevakning? Vad ska vi använda informationen till? Vem behöver veta vad? Betraktar vi oss själva/organisationen inifrån och ut eller utifrån och in? Bevakar vi själva verk-samheten/organisationen, den närmaste omgivningen eller ”hela” omvärlden? Hur ser tidsperspektivet ut, tar vi med faror som ”lurar runt hörnet” eller ser vi på längre sikt? Vilken roll/position (och vilka glasögon) har den i organisationen som har i uppdrag att bevaka? Vad eller vilka ska vi bevaka? Hur ska vi hitta det vi vill bevaka? Hur ska vi analysera, förstå, det vi bevakat? Hur ska vi förmedla till varandra eller intressenter resultatet av vad vi funnit?

När man besvarat dessa frågor så vidtar agerandet som kortfattat ser ut ungefär så här:

Bevaka/söka förändringar, analysera/göra scenarier, jämföra med/uppdatera vision och mål, beslut om prioriteringar, val av ageranden/handlingsplan, kommunikation av resultat.

Logiskt och enkelt, inte sant? Så vad är det som krånglar till det för oss? Det är exempelvis att vi planerar omvärldsbevakning utan att ha föregått det med ordentliga visioner, mål och värdegrundsarbeten. Det gäller både individer och organisationer. Vi måste veta vart vi ska, vilka värden vi anser är viktiga, för att veta vad som är relevant att bevaka. Vi behöver också klargöra vilka individer och funktioner som ska bevaka vad, och det kräver insikt om vilken förståelse dessa individer utgår från, och den klargörandeprocessen kan upplevas som svår. Vi har kanske inte heller klart för oss vilken den för oss bästa modellen för omvärldsbevakning är, utan testar oss fram (exempelvis med PEST eller SWOT).

 Varför ska man bevaka sin omvärld? 

Bra bevakning ger bredare beslutsunderlag och bidrar till långsiktigt hållbart leverne. Det gäller både individer och organisationer. Ju mer man känner till om och förstår sin omvärld desto bättre kan man bli på att kommunicera med den. Vilket är viktigt inte minst i varumärkessammanhang. Man får ökad handlingsberedskap och framförhållning vilket gör att man kan planera på ett bättre sätt och arbeta mer effektivt. Det är större chans att man når dit man vill, uppnår det man vill uppnå. Slutligen ökar känslan av mening och sammanhang, vilket är grundläggande för oss individer och påverkar oss både som personer och på arbetet. Vår ökade förståelse för vår omvärld bidrar till att vi kan formulera oss och agera så att vår omvärld får en ökad förståelse och ett ökat intresse för oss.

 Egen roll och påverkan 

En strategi för omvärldsbevakning är både resultatet av en genomtänkt process och ett underlag för aktiviteter. Jag vill påpeka att planeringen, omvärldsbevakningen, görs utifrån hur planeraren ser på organisationen och omvärlden – således är det viktigt att reflektera kring perspektiv och tolkning. Vilka metaforer använder sig planeraren/analytikern av i processen? Hur han/hon förstår och tolkar omvärlden, de föreställningar hon/han gör sig, påverkar resultatet. Det i sin tur gör att samma organisation kan få fram olika underlag utifrån samma verktyg, beroende av olika analytikers perspektiv och metaforer. ”Omvärlden” existerar således inte rent objektivt, utan framträder som resultat av analytikerns (ledarnas, medarbetarnas) tolkningar och förståelse av den. Var och en behöver insikt om sin egen påverkan på resultatet av sin bevakning.

 Ny omvärld? 

Vi bevakar i allmänhet den egna omvärlden – branschen, bostadsområdet, arbetsplatsen… Kan vi höja blicken och bevaka något helt nytt? Kan vår omvärld växa? Kan vi lära och utvecklas på helt nya sätt? Man behöver ett kreativt synsätt på omvärlden för att se de möjligheter som andra inte ser, reflekterar över eller bryr sig om att agera utifrån. Tillåter vi oss själva dessa kreativa synsätt? Tillåter vi dessa kreativa synsätt i organisationen? Finns det fria zoner – i vårt liv och/eller i vår organisation – där innovationskraften får härja fritt?

 Hur arbetar jag med dessa frågor – vad erbjuder Atheragram Structura? 

Jag, dvs. Atheragram Structura, bistår chefer, individer och organisationer i att förtydliga värdegrund, mål, handlingsplaner, uppfattningar om omvärlden och förståelsenivån i organisationen som finns att utgå ifrån i det fortsatta arbetet. Utformning av strategier, strukturer och processer. Enkätundersökningar och analyser.

 Funderingar kring omvärldsbevakning?
Ring mig på 070-722 37 34 för ett förutsättningslöst samtal!

Månadens tips

Omvärldsanalys av Per Frankelius för dig som vill bevaka och analysera din omvärld ur ett företagsperspektiv.

Om du är intresserad av att reflektera över din omvärldsanalys som individ så vill jag föreslå en övning. Se dig omkring – och notera vad det faktiskt är du observerar. Vad är det sedan du tolkar in i det som gör att du beslutar dig för vad det är du ser? Titta på dina medmänniskor. Vad ser du? Hur kom du fram till det?