Det där med att prioritera...

Det här blogginlägget tänkte jag ägna åt en klassiker: "Eisenhower-principen". Det är en modell för stöd i att prioritera - ett alltid lika aktuellt ämne - som jag ofta återkommer till när jag stöttar chefer i deras arbete eller individer i självledarskap.

Har du hört talas om Eisenhower-principen? Dwight D Eisenhower (1890–1969), som var USA:s president 1953–1961 och överbefälhavare för allierade i Europa under andra världskriget, lär ha sagt:

 “What is important is seldom urgent
and what is urgent is seldom important.”

Därav namnet Eisenhower-principen. Vi har alla 24 timmar på dygnet att röra oss med, frågan är vad vi använder tiden till? Som människa och på jobbet, så att det som faktiskt betyder något för dig får plats och blir gjort.

Det finns många olika sätt att beskriva den här principen. Idag visar jag den bild jag ritat och använder, i vilken det finns ett tillägg i mitten, och beskriver modellen på det sätt jag brukar göra. 

Se bilden. I mitten finns rutan Delegera, börja där.

Delegera

Här ställer du dig två frågor. Den första är: Ska detta göras över huvud taget? Det finns mycket vi gör av gammal vana, både privat och på arbetet, saker som en gång i tiden fyllde en viss funktion eller ett visst behov men som kanske inte är längre är aktuellt. Att ständigt fundera över funktion/behov är viktigt för goda prioriteringar. Om svaret på frågan är nej så släpp/sluta göra det. Om svaret är ja så kommer en följdfråga: Ska jag/vi göra det? Om nej, skicka uppgiften till dit den hör hemma. Om ja, prioritera det enligt ruta 1–4.

1. Viktigt och brådskande.

Den här rutan kallar jag ”det brinner”. Det är akuta ärenden som man enkelt vet är just akuta: sjukdom, olycka, säkerhetsrisk och att det just brinner och alla måste ut. Handen på hjärtat: hur mycket är det egentligen som faktiskt är akut?

När du klarat av dina akuta ärenden så går du till ruta 2 och inte, som vi vanligtvis gör, från ruta 1 till 3 och så gör vi ruta 2 någon gång när vi ”får tid”… Det är här den riktigt stora utmaningen ligger när det gäller prioriteringar.

2. Viktigt men inte brådskande.

Den rutan kallar jag ”strategi”. Här finns exempelvis visioner och mål, planering, för-/efterarbete kring möten (ledningsmöten, medarbetarsamtal…), reflektioner kring värderingar, varumärkesarbete, rutiner, upprätthålla relationer av olika slag…

Här finns också det jag brukar kalla TEMPO (telefon, mejl, post) när du tar bort alla aviseringar och notifikationer och i stället hanterar detta när du själv gör tid och plats för det.

(TEMPO är något som jag började med att blocka tid för när jag för många år sedan jobbade som sekreterare och hanterade mina chefers kalendrar, för sådant tar också tid men ska göras effektivt.)

Först efter att du hanterat ruta 2 går du vidare till ruta 3.

3. Inte viktigt men brådskande.

Den rutan kallar jag ”någon annan”. Någon står i dörren och vill prata för nu hade de själva en lucka i kalendern eller tog fikapaus. Någon har en leverans till någon annan men du var den som fanns på plats. Dina notiser och aviseringar pockar på för någon annan har skickat mejl, messat, ringt… Bara för att någon annan just nu hade tid att ringa dig så betyder inte det att du prioriterar din tid med att svara just precis nu.

Det gäller att du tar kommando över den här rutan och därmed över din egen tid och energi.

Överväg: anser du själv att det som någon annan nu vill eller har behov av är det du ska prioritera?

Om ja, så hamnar du nu i ruta 1. Om nej, förmedla det då på ett vänligt sätt och gör upp om annan tid att ses, ex. ”just nu behöver jag prioritera att göra en uppgift här, kan vi talas vid kl. 14 i stället?” Sätt en lapp på dörren ”knacka om akut, annars kom tillbaka om en timme, jag behöver koncentrera mig en stund”, exempelvis.

Boka egen tid i din kalender. Du behöver ta hand om din egen själsliga, emotionella, mentala och fysiska hälsa så var har du planera in tid för det? Du behöver tänka igenom vissa saker om du ska fatta kloka beslut. Ta bort notiser och aviseringar i telefon och dator. Stäng av din telefon och lyssna av den när du har planerat TEMPO-tid, det är så du får loss odelad tid till sådant som kräver eftertanke i ruta 2. 

I ruta 3 finns tid och energi att spara, för att få plats med 2 ovan.

4. Inte viktigt och inte brådskande.

Vad är nu detta? Ska man göra sådant alls? Ja, sådant som finns här är sådant som kommer att avancera till ruta 2 och till sist till ruta 1 om vi inte får det gjort.

Jag kallar rutan för ”sen någon gång”. Det kan t.ex. vara att läsa branschtidningar, fika med kollegor, återhämta dig eller ha lite kul.

Just idag kan jag hoppa över fikat med kollegorna för att jag vill få en uppgift färdig men om jag gör det dag efter dag efter dag så tappar jag både relationerna, den informella kommunikationen och kulturen och då blir det strategiskt viktigt (2) att fika och till slut faktiskt akut (1). Samma sak gäller exempelvis min egen träning, meditation, laga bra mat eller annat som berör den egna hälsan.

Branschtidningen lägger du till någon dag då du känner dig inspirerad att läsa men så ringer en kollega och berättar att din chef är intervjuad i tidningen och säger något som kollegan tror kan påverkar er – nu vill du kanske genast (1) leta rätt på tidningen och se vad det står.

När det gäller återhämtning så tänker du kanske att du sluter ögonen helt kort och sen kör du på, och det funkar i det korta perspektivet men i det långa så behöver du också en längre paus för att hålla (2).

Vår hjärna behöver också få vara kreativ, leka och ha lite kul för att fungera optimalt. (Läs t.ex. om effektiva arbetsdagar och The Healthy Mind Platter här.) På kort sikt kan du sitta med enformiga och/eller kognitivt ansträngande uppgifter men på lång sikt behöver du släppa dessa och ha roligt också. Det finns ingen motsättning mellan att vara seriös och att ha roligt, snarare tvärtom: de gynnar varandra.

Nu är bollen din: Hur hanterar du dina prioriteringar och därmed din tid och din energi och i förlängningen ditt liv?

Om du vill ha stöd i din process så ska du alltid känna dig varmt välkommen att kontakta mig!