Vilka frågor ställer du?

Ledarskap som odlar delaktighet och lärande kräver att vi har dialog och frågar mer än vi svarar. Hur dina frågor är formulerade påverkar vilka svar du får. Det gäller i eget självledarskap, i ledarskap i stort och även i de medarbetarundersökningar du använder.

När det gäller just medarbetarundersökningar så vet jag att många köper färdiga sådana. Jag vill slå ett slag för att skapa egna, baserade på den egna verksamheten och dess förutsättningar. Ta gärna hjälp men tänk till. Väldigt ofta ser jag resultat på undersökningar som hela ledningen eller enskilda chefer inte vet hur de ska använda, för att frågorna inte var formulerade på ett vettigt sätt. Då är det hela meningslöst. Det absolut viktigaste med medarbetarundersökningar är att agera på resultatet.

Idag vill jag lyfta formulering av frågor.

När du ställer frågor, vad signalerar formuleringen av dem då?

Exempel 1A: ”Får du den information du behöver i ditt arbete?” En stängd fråga som signalerar passivitet, dvs. individen ska få information levererad till sig.

Exempel 1B: ”Hur skaffar du dig den information du behöver i ditt arbete?” En öppen fråga som kräver utrymme för fritext, vilket kan ge information om rutiner och flöden i organisationen. Dessutom en fråga som signalerar förväntan om aktivitet.

Öppna eller slutna frågor? Odla passivitet eller aktivitet?

Exempel 2A: ”Vem gjorde?” Fokuserar på att hitta ansvarig individ och leder ofta till syndabocksletande. Vill du ha en sådan kultur?

Exempel 2B: ”Vad hände?” En öppen fråga som ger möjlighet att få syn på hela förloppet. Var brister det?

För och främst anser jag att det aldrig viktigt med syndabockar. Syftet med uppföljning, oavsett vilken sort, är lärande och utveckling.

För det andra behöver alla träna på att tänka MTO – människa, teknik och organisation. Samverkan mellan dessa tre påverkar skeenden och resultat. När vi planerar i förväg och när vi undersöker i efterhand (vilket ex. medarbetarundersökningar är en del av) så ska vi först tänka organisation, sedan teknik och sist människa. Hur organiserar vi verksamheten så att den är säker, effektiv och trivsam? Vilken teknik ska vi ha och hur ska vi använda den? Vad behöver medarbetarna i form av förutsättningar och utveckling?

Exempel 3: ”När jag kommer hem från jobbet har jag gott om energi.” 

Ett påstående jag sett i medarbetarundersökningar där medarbetarna ska gradera. Det kan verka som ett viktigt påstående. Vad gör man med svaren på detta? Vems ansvar är det att hantera individens energi? Kom individen till jobbet med energi i morse? Följdfrågorna blir fler och fler ju mer man funderar…

Exempel 4A: ”Vad gick fel?” 

Exempel 4B: ”Vad gick rätt?” 

Att ha koll på avvikelser är bra när det gäller organisation, teknik och pengar. Det är inte lika bra när det gäller människor. Hjärnan är byggd för att leta hot, så att träna på att leta avvikelser är enklare än att träna på att se allt som pågår, och allt människor gör, som är rätt. Att söka vad som kan gå fel är viktigt när vi gör riskbedömningar. Att söka det som är rätt är viktigt när vi ska ge återkoppling som lyfter och när vi ska lära för att kunna applicera på fler områden och grupper. Båda frågorna är relevanta – men in helt olika sammanhang och helt utifrån vad syftet är.

Nog med exempel. Du ser min poäng. Att det är viktigt att reflektera kring hur man frågar.

Jag passar på att lägga till: Om människor ska gradera saker så ska du ha en jämn skala, ex. 1–6 eller 1–10. Då måste man gradera ”upp eller ner”, så att säga, och kan inte svara ett lagom svar ”på mitten”. Då blir det lättare att se tendenser.

Lycka till!

Om du vill veta mer om MTO så har jag skapat online-kursen ”MTO för Alla” som du finner här. Kursen tar en timme att genomföra.