Hur tydlig är du?

Häromdagen talade jag med en chef jag agerar chefstöd åt. Personen i fråga har en ambition att vara tydlig, och lyfte att de svåraste samtalen var de som handlade om medarbetares icke önskvärda beteenden.

Jobbet som chef går ut på att planera, leda, följa upp och utveckla arbete och verksamhet.

”Arbetet” i sin tur, för ALLA anställda, utgörs av aktiviteter, prestationer och beteenden. Inklusive de relationer som rollen och uppdraget kräver. I en gemensam strävan efter att organisationen ska nå satta mål på regelmässiga sätt.

Hela jobbet som chef handlar alltså om att planera, leda, följa upp och utveckla aktiviteter, prestationer och beteenden. Då måste vi prata om dessa. Att som chef och ledare vara tydlig i vad som ingår i jobbet är viktigt.

Aktiviteter brukar vara lättast, det är sällan det upplevs problematiskt att styra dem. Prestationerna kan komma upp på bordet, oftast för att de inte håller den höjd som krävs i jobbet. Då behöver man prata om det, och det känns jobbigt. Beteenden kommer allt som oftast upp, i synnerhet avseende individer som agerar på sätt som ”skaver” i samarbetet i organisationen.

När vi häromdagen fördjupade oss visade det sig att chefen i fråga kopplade ihop beteenden med människan som utförde dem, och då blev det jobbigt. Det är klart att det handlar om individen som utför beteendena, men i min värld gäller det att koppla ihop beteenden med roll, uppdrag och anställningsvillkor.

Anställningsvillkor innehåller bland annat krav på att följa svensk lagstiftning, så som Arbetsmiljölagen. Där framgår att vi alla har lagkrav på oss att bidra till god arbetsmiljö.

• Arbetsgivare och arbetstagare skall samverka för att åstadkomma en god arbetsmiljö. (Kap 3 § 1a)
• Arbetstagaren skall medverka i arbetsmiljöarbetet och delta i genomförandet av de åtgärder som behövs för att åstadkomma en god arbetsmiljö. (Kap 3 § 4)

Det är skall-krav som gäller alla anställda, oavsett roll, och det är inte något man kan säga ”jag vill inte” till. Man får tänka, känna och tycka vad man vill, det är en mänsklig rättighet. Man får dock inte bete sig hur som helst, göra vad man vill, inklusive kommunicera hur som helst på en arbetsplats. (Nej, "yttrandefrihet" är något helt annat...) Det finns lagkrav i botten för det, och utöver det är det arbetsgivaren som sätter upp regler för vad som gäller på respektive arbetsplats. Och arbetsgivaren representeras av chefsleden.

”Jag gör bara mitt jobb” kan jag höra ibland. Vad är det då? För det handlar inte bara om ATT utföra arbetsuppgifter/aktiviteter utan också om HUR man gör det. Där kommer beteenden, inklusive attityd, och arbetsmiljö, säkerhet och samverkan in i bilden. Både vad och hur är chefers jobb att planera, leda, följa upp och utveckla. Det är inte frivilligt för chefer heller, för det där ingår i alla chefers jobb.

Att hålla ihop de här kopplingarna är en del i tydlighet. Det gör man bäst i dialog, i öppen kommunikation. Kommunikation betyder ”göra gemensamt” så en annan faktor i tydlighet handlar om huruvida du informerar eller kommunicerar. Finns ett utbyte er emellan och en sinsemellan delad förståelse för det som sägs? Annars är det inte kommunikation.

Ledarskapsforskaren Simon Elvnäs (som bland annat skrivit boken ”Effektfull”) delar upp information och instruktion så här:

• Information = är-samtal (varit, är, kommer att bli) – vi pratar OM saker och ting, om tillstånd, om förhållningssätt.  
• Instruktion = gör-samtal (gjort, gör, ska göra) - styr på prestation.  

Det är en bra uppdelning. Vi pratar ofta om tillstånd och ambitioner. Sedan lämnar vi därhän till de som lyssnar att omvandla det till beteenden. Det är inte alltid en bra idé. Det kan faktiskt vara väldigt svårt för många.

Det finns något som kallas ”instruktionsvärden”. Det finns sex sådana:

Vem ska göra vad, när, hur, var och varför (syfte)?

Jämför ”det är bra om någon sätter på diskmaskinen” med ”varje dag innan hemgång sätter den som har köksvecka på diskmaskinen så att det finns ren disk att tillgå inför varje arbetsdag”.

Jämför ”alla ska städa” med ”alla skift ska innan hemgång varje dag iordningsställa arbetsstationen utifrån framtagen checklista, så att varje skift får påbörja sitt arbete med rätt saker på rätt ställen”.

Bara som några exempel. Här har jag inte ens tagit med alla instruktionsvärdena. Om man vill vara rejält tydlig så ser man till att man har med dem alla. Vad händer när ett eller flera plockas bort? Ju färre instruktionsvärden, desto otydligare = mer lämnas åt respektive individs spekulationer.

Alltså, att fundera på:

• Återkopplar du på beteenden och prestationer utifrån roll och uppdrag?
• Är du tydlig med vad ”utföra sitt arbete” faktiskt innebär och innehåller?
• Kommunicerar, informerar eller instruerar du?

Jag har tidigare skrivit om Beteenden och rätt konkretiseringsnivåer och det kan du läsa här.